Wahlres Oy asiakasrekisterin tietosuojaseloste

Rekisterinpitäjällä on EU:n yleisen tietosuoja-asetuksen (EU) 2016/679 ja tietosuojalain (1050/2018) mukaan velvollisuus informoida rekisteröityjä selkeällä tavalla henkilötietojen käsittelystä. Tämä seloste täyttää informointivelvoitteen.

Laadittu 23.5.2018. Viimeisin muutos 1.10.2026.

Wahlres Oy (Y-tunnus 2781497-9)

Yhteystiedot:

Äyritie 8 C, 01510 Vantaa
wahlres.fi

Yhteystiedot rekisteriä koskevissa asioissa:

Katariina Koivula

010 338 3500

info@wahlres.fi

Keräämme henkilötietoja asiakkaistamme ja potentiaalisista asiakkaistamme, kuten yritysasiakkaiden ja LVI-urakoitsijoiden yhteyshenkilöistä, sekä verkkosivustomme käyttäjistä.

Käsittelyn oikeusperusteet käyttötarkoituksittain:

• tarjous- ja kohdekyselyt sekä ensiarviot: rekisteröidyn pyynnöstä tehtävät sopimusta edeltävät toimet tai, kun yhteyshenkilö toimii yrityksen tai taloyhtiön puolesta, Wahlres Oy:n oikeutettu etu käsitellä asiakkaan tarjouspyyntö
• tilaukset, toimitukset ja yritystili: sopimuksen täytäntöönpano
• kirjanpito ja verotus: lakisääteinen velvoite
• asiakassuhteen hoitaminen ja kehittäminen sekä markkinointi yritysasiakkaille: oikeutettu etu tai suostumus silloin, kun laki sitä edellyttää
• analytiikkaevästeet: suostumus
• verkkosivuston tietoturva sekä roskapostin ja väärinkäytösten estäminen: oikeutettu etu

Kun käsittely perustuu oikeutettuun etuun, rekisteröidyllä on oikeus vastustaa käsittelyä (ks. kohta 6).

Henkilötietojen käsittelyn ja rekisterin käyttötarkoitus:

Henkilötietoja käsitellään vain ennalta määriteltyihin käyttötarkoituksiin, joita ovat muun muassa seuraavat:

• asiakassuhteen luominen, hoitaminen, kehittäminen sekä yhteydenpito
• tarjous- ja kohdekyselyiden käsittely, kuten teknisen ensiarvion, mitoituksen ja tarjouksen laatiminen verkkolomakkeella lähetettyjen tietojen ja liitteiden perusteella
• verkkokaupan tilausten, maksujen ja yritysasiakastilien käsittely
• tuotteiden ja palveluidemme toimittaminen asiakkaalle
• tuotteista ja palveluistamme kertominen
• tapahtumistamme ja koulutuksistamme tiedottaminen
• henkilökohtaisemman kohdennetun suoramarkkinoinnin tuottaminen
• liiketoiminnan ja asiakaspalvelun kehittäminen
• analytiikka ja tilastolliset tarkoitukset
• verkkosivuston tietoturva sekä roskapostin ja väärinkäytösten estäminen
• muiden oikeutettujen liiketoiminnallisten etujen toteuttaminen

Asiakasrekisteri voi sisältää seuraavia tietoja:

Yhteystiedot:

• nimi
• osoite
• sähköposti
• puhelinnumero

Asiakastiedot:

• työtehtävään liittyvät tiedot, kuten tehtävä/titteli
• yrityksen yhteys- ja taustatiedot
• tiedot ostetuista palveluista ja tuotteista
• tapahtumatiedot, kuten osallistumisilmoittautumiset
• asiakaspalautetiedot
• asiakkaan suostumuksella saatavat mahdolliset muut tiedot
• mahdolliset suoramarkkinointikiellot

Kohde- ja tarjouskyselyt:

• kohteen sijaintikunta, rakennustyyppi, pinta-ala, lämmitysmuoto, energiankulutus, aikataulu ja muut kohteen tekniset tiedot
• verkkolomakkeella lähetetyt liitteet, esimerkiksi pohjapiirustukset, LVI-suunnitelmat, energiankulutustiedot ja kuvat

Verkkokauppa ja yritystili:

• tilaus-, toimitus- ja laskutustiedot
• yritystilin käyttäjätunnus ja asiakasryhmä
• maksutapahtuman tiedot. Maksukorttien tietoja ei tallenneta verkkosivustollemme, vaan ne käsittelee maksupalvelu (ks. kohta 10).

Tekniset tiedot:

• verkkolomakkeen lähetyksen yhteydessä IP-osoite, selaimen tiedot ja IP-osoitteen perusteella arvioitu sijainti
• verkkosivuston käyttöön liittyvät tiedot, joita kerätään evästeillä (ks. kohta 5)

Verkkolomakkeella lähetetyt liitteet

Verkkolomakkeella lähetetyt liitteet tallennetaan verkkosivustomme palvelimelle. Niihin ei ole julkista pääsyä: liitteet ovat vain Wahlres Oy:n nimettyjen ylläpitäjien avattavissa kirjautumisen jälkeen, ja sisäiseen ilmoitussähköpostiin lähetetään vain kirjautumista vaativa linkki.

LVI-kohdelomakkeen merkinnät ja niiden liitteet poistetaan verkkosivustolta automaattisesti 6 kuukauden kuluttua lähettämisestä. Jos kyselystä syntyy tarjous tai tilaus, sen hoitamiseksi tarpeelliset tiedot siirretään asiakas- ja projektiaineistoon, jota säilytetään kohdan 9 mukaisesti.

Pyydämme, ettei liitteisiin sisällytetä tarpeettomia henkilötietoja.

Käytämme verkkosivuillamme evästeitä. Evästeet ovat lyhyitä tekstitiedostoja, jotka verkkopalvelin tallentaa laitteellesi. Välttämättömät evästeet tarvitaan sivuston, lomakkeiden ja verkkokaupan toimintaan.

Käytämme evästesuostumusten hallintaan Cookiebot-palvelua. Voit myös estää tai poistaa evästeet selaimesi asetuksista.

Verkkoanalytiikkaan käytämme Google Analyticsia. Sen evästeet ovat oletuksena estetty, ja ne otetaan käyttöön vain suostumuksellasi. Lisäksi käytämme WordPress.comin Jetpack-tilastoja sivuston kävijämäärien seurantaan.

Otathan huomioon, että evästeiden estäminen saattaa rajoittaa verkkosivustomme toimivuutta.

Lue lisää evästeistä.

Rekisteröidyllä on seuraavat oikeudet, joiden käyttämistä koskevat pyynnöt tulee tehdä osoitteeseen info@wahlres.fi.

Tarkastusoikeus:

Rekisteröity voi tarkistaa tallentamamme henkilötiedot.

Oikeus tietojen oikaisemiseen:

Rekisteröity voi pyytää oikaisemaan häntä koskevat virheelliset tai puutteelliset tiedot.

Vastustamisoikeus:

Rekisteröity voi vastustaa henkilötietojen käsittelyä, mikäli kokee, että henkilötietoja on käsitelty lainvastaisesti.

Suoramarkkinointikielto:

Rekisteröidyllä on oikeus kieltää tietojen käyttäminen suoramarkkinointiin.

Poisto-oikeus:

Rekisteröidyllä on oikeus pyytää tietojen poistamista, jos tietojen käsittely ei ole tarpeen. Käsittelemme poistopyynnön, jonka jälkeen joko poistamme tiedot tai ilmoitamme perustellun syyn, miksi tietoja ei voida poistaa.

On huomioitava, että rekisterinpitäjällä voi olla lakisääteinen tai muu oikeus olla poistamatta pyydettyä tietoa. Rekisterinpitäjällä on velvollisuus säilyttää kirjanpitoaineisto Kirjanpitolaissa (luku 2, 10 §) määritellyn ajan (10 vuotta) mukaisesti. Tämän vuoksi kirjanpitoon liittyvää aineistoa ei voida poistaa ennen määräajan umpeutumista.

Suostumuksen peruuttaminen:

Jos rekisteröityä koskeva henkilötietojen käsittely perustuu ainoastaan suostumukseen, eikä esim. asiakkuuteen tai jäsenyyteen, voi rekisteröity peruuttaa suostumuksen.

Oikeus käsittelyn rajoittamiseen:

Rekisteröidyllä on oikeus vaatia, että rajoitamme kiistanalaisten tietojen käsittelyä siksi aikaa, kunnes asia saadaan ratkaistua.

Oikeus siirtää tiedot järjestelmästä toiseen:

Rekisteröidyllä on oikeus saada itse toimittamansa henkilötiedot yleisesti käytetyssä, koneluettavassa muodossa ja siirtää ne toiselle rekisterinpitäjälle, kun käsittely perustuu suostumukseen tai sopimukseen ja tapahtuu automaattisesti.

Valitusoikeus:

Rekisteröidyllä on oikeus tehdä kantelu tietosuojavaltuutetulle, jos hän kokee, että rikomme henkilötietoja käsitellessämme voimassa olevaa tietosuojalainsäädäntöä.

Tietosuojavaltuutetun yhteystiedot: tietosuoja.fi/yhteystiedot

Henkilötietoja saadaan säännönmukaisesti henkilöltä itseltään esimerkiksi:

• asiakas-, kumppanuus- tai työsuhteen syntyessä
• verkkolomakkeen, puhelujen, sähköpostien, sosiaalisen median, tai vierailujen kautta
• verkkokaupan tilausten ja yritystilihakemusten kautta
• verkkosivuston käytöstä evästeiden avulla (ks. kohta 5)

Henkilötietoja voidaan joskus kerätä myös muulta taholta kuin henkilöltä itseltään. Esimerkiksi henkilön työnantajalta, yhteystietorekisteriä ylläpitävältä tai vastaavalta rekisterinpitäjältä ja julkisista lähteistä.

Tietoja ei pääsääntöisesti luovuteta markkinointitarkoituksiin Wahlres Oy:n ulkopuolelle.

• Tarjous- ja kohdekyselyt sekä tarjoukset, jotka eivät johda kauppaan: 2 vuotta tarjouksesta
• Toteutuneen projektin aineisto: 10 vuotta kohteen luovutuksesta
• Muut asiakastiedot: asiakassuhteen ajan ja sen jälkeen niin kauan kuin lakisääteiset velvoitteet edellyttävät
• LVI-kohdelomakkeen merkinnät ja niiden liitteet poistetaan verkkosivustolta 6 kuukauden kuluttua lähettämisestä (ks. kohta 4)
• Kirjanpitoaineisto säilytetään kirjanpitolain edellyttämän ajan
• Markkinointilistaltamme rekisteröity pääsee poistumaan itse jokaisessa lähettämässämme markkinointisähköpostissa olevan linkin kautta

Kaikki henkilötiedot ovat luottamuksellisia ja niitä käsittelevät vain Wahlres Oy ja tämän työntekijät. Voimme myös ulkoistaa henkilötietojen käsittelyn osittain kolmannelle osapuolelle, jolloin takaamme sopimusjärjestelyin, että henkilötietoja käsitellään voimassa olevan tietosuojalainsäädännön mukaisesti ja muutoin asianmukaisesti.

Käytämme seuraavia palveluntarjoajia:

• verkkosivuston ylläpito, palvelin, varmuuskopiot, roskapostin torjunta ja kävijätilastot: WordPress.com, Jetpack ja Akismet (Automattic Inc.)
• sisällönjakeluverkko ja tietoturva: Cloudflare, Inc.
• verkkolomakkeiden ja verkkokaupan sähköposti-ilmoitukset: Resend, joka käyttää Amazon Web Services -palvelua
• verkkoanalytiikka (Google Analytics) ja lomakkeiden roskapostisuojaus (reCAPTCHA): Google
• evästesuostumusten hallinta: Cookiebot (Usercentrics)
• kortti- ja mobiilimaksut: WooPayments (Automattic) ja Stripe
• ajanvaraus osalla sivuista: Calendly

Stripe käsittelee maksutapahtumien tietoja osin myös omaan lukuunsa, esimerkiksi petosten estämiseksi.

Osa kohdassa 10 mainituista palveluntarjoajista sijaitsee Yhdysvalloissa tai käsittelee tietoja myös EU:n ja Euroopan talousalueen ulkopuolella. Tällöin siirto perustuu EU:n ja Yhdysvaltojen väliseen tietosuojakehykseen (Data Privacy Framework), jos palveluntarjoaja on sitoutunut siihen, tai Euroopan komission hyväksymiin vakiosopimuslausekkeisiin.

Emme käytä tietoja automaattiseen päätöksentekoon tai profilointiin.